「避難行動要支援者名簿」の提供について

我孫子市では、避難行動要支援者名簿に関する条例に基づき、「避難行動要支援者名簿」を平成28年3月に作成しました。
この名簿情報は、災害時の避難支援等に活用します。
また、避難行動要支援者名簿に記載された方のうち、地域への情報提供拒否の意思表示のない方の名簿情報を、支援体制を構築する自治会等に平常時から提供します。

　　地域での支援方法等を検討していただき、名簿情報の提供を受けるか決定してください。

　　名簿情報提供申請書・名簿情報管理責任者等登録届・名簿情報取扱責任者登録届を市民安全課に提出してください。

　　2の申請書を提出された団体と市の間で名簿情報の提供に関する協定を締結します。

　　名簿情報管理者及び名簿情報取扱者と名簿情報（個人情報）の取り扱いについて研修を行い、名簿を提供します。
　　提供を受けた団体の代表者は、受領書を市に提出してください。

避難行動要支援者と避難支援等関係者の関係について概要を説明し、地域ぐるみで避難行動要支援者の方を支えるための体制づくりに活用していただくことを目的として、「避難行動要支援者避難支援の手引き」を作成してます。

Ｑ1　名簿情報の提供を受けるにはどのようにしたらよいですか？

Ａ　市と名簿情報に関する協定を締結します。
　協定を締結する上で、名簿保管場所、名簿情報管理責任者、名簿情報取扱者を決めていただき、市に報告する必要があります。
　協定を締結する前に、名簿の保管や名簿の取扱いについて、組織の中で十分な話し合いを行っていただき、名簿提供について検討してください。

Ｑ2　協定とはどのような内容ですか？

Ａ　市と締結する協定は、要支援者の名簿の管理や個人情報保護に関して定めたものです。

Ｑ3　名簿にはどのような情報が掲載されますか？

Ａ　避難行動要支援者名簿には、要支援者の氏名、生年月日、性別、住所又は居所、電話番号その他連絡先、支援を必要とする理由を掲載しています。
　要支援者の個人情報となりますので、取扱いについては十分に留意してください。

Ｑ4　提供される名簿情報は、どのような範囲ですか？

Ａ　名簿情報は、協定を締結する自治会等の範囲にお住いの方になります。
　なお、住所から対象者を抽出しているために、自治会等に加入していない方も含まれています。
　自治会未加入の方の対応については、日常支援を必要としている方々への個別支援活動等は主に地域を担当している民生委員に協力をお願いしています。
　しかし、民生委員だけで避難支援をすることは難しいため、自治会等のご協力もあわせてお願いいたします。

Ｑ5　名簿の更新はいつ行われますか？

Ａ　名簿情報は、年2回（毎年8月、2月）に更新を予定しています。
　要支援者のデータは住民基本台帳を基に作成していますので、転居等で住所が変更された場合は、更新時に変更されます。

Ｑ6　名簿はどのように保管すればよいですか？

Ａ　名簿情報は個人情報となりますので、提供した名簿及び複写した名簿は、施錠できる場所（金庫や鍵ついたキャビネット、鍵のついた机の引き出し等）で厳重に保管してください。
　保管場所については、協定締結時に報告してください。

Ｑ7　名簿はどのように活用するのですか？

Ａ　平常時には、地域の民生委員、自治会等で進める避難支援の取り組みに名簿情報を活用します。
　日頃から、声を掛け合い、見守りあえる雰囲気づくりをお願いするとともに、支援する方と支援を受ける方が、お互いに助け合える関係づくりをお願いします。
　災害発生時には、地域住民の方々の協力を得て安否確認などに役立てるとともに、市と警察が協力して、災害時における安否確認や救出、救護に活用します。

Ｑ8 名簿情報は複写して利用できますか？

Ａ　名簿情報の複写については、名簿情報管理責任者及び名簿情報取扱者が行うことができます。
　ただし、避難支援等の支援に携わる者のみに提供し、必要最小限に留めてください。
　また、電子データ化することはできません。

Ｑ9　地域への情報提供を拒否した方も支援したいので名簿を提供してもらえますか？

Ａ　拒否された方を含めた名簿は、平常時に提供することはできません。

Ｑ10　提供された名簿情報（複写を含む）を紛失した場合はどうなりますか？

Ａ　名簿情報（複写を含む）について、漏えい又はその恐れがあることを知ったときは、速やかに市に報告してください。
　あきらかに故意である場合については、避難行動要支援等関係者の名称及び代表者の氏名を公表することとなります。
　また、協定を解除し、名簿情報を返却していただきます。

Ｑ11　すでに自治会において要支援者を独自に把握し、支援体制の整備を行っているが、市の名簿を受け取る必要はありますか？

Ａ　名簿の提供は強制するものではなく、自治会等の取り組みを否定するものではありません。
　すでに把握している要支援者と市から提供する名簿情報を照らし合わせ、新たに判明した要支援者に対して支援体制を整備していただければと考えます。